Procedura sprostowania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Gostyniu

1.   Wniosek o sprostowanie lub uzupełnienie danych osobowych może złożyć osoba, której dane dotyczą w sytuacji, kiedy Administrator przetwarza jej dane w niepoprawnym lub niekompletnym zakresie. Prawo to wynika z artykułu 16 RODO.

2.   Zasadność złożonego wniosku oceniana jest przez Administratora danych oraz Zastępcę Inspektora Ochrony Danych w Starostwie Powiatowym w Gostyniu. Jednak to osoba, której dane dotyczą powinna udowodnić, że informacje będące w posiadaniu Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne.

3.   Osoba, która chce zmiany danych osobowych dotyczących np. miejsca zamieszkania, zmiany nazwiska musi udostępnić dokumenty potwierdzający tą decyzję. 

4.   Na czas sprawdzania poprawności danych przez Administratora powinny być one przetwarzane w ograniczonym zakresie, co najczęściej skutkuje przerwą w ich wykorzystywaniu do momentu wyjaśnienia nieprawidłowości.

5.   Administrator powinien też dokonać oceny tego, czy konieczne jest uzupełnienie danych w oparciu o cel ich przetwarzania – zgodnie z wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasadą minimalizacji danych.

6.   Jeżeli wniosek o sprostowanie lub uzupełnienie danych złożony przez osobę, której dane dotyczą będzie nieuzasadniony lub nadmierny, zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO możliwe są dwa rozwiązania:

•       Administrator podejmuje decyzję o wykonaniu żądania;

•       Wniosek zostaje rozpatrzony negatywnie.

7.   W przypadku, kiedy wniosek jest zasadny, Administrator może przystąpić do jego wykonania. O zaktualizowaniu lub uzupełnieniu danych należy jednak poinformować także pozostałych odbiorców danych osobowych, jeśli zostały im udostępnione.  

8.   Informacja o spełnieniu żądania powinna trafić do osoby, której dane dotyczą w jak najszybszym terminie – do miesiąca od momentu otrzymania wniosku o poprawienie lub uzupełnienie danych. Jeśli terminu tego nie można dotrzymać z uwagi na skomplikowany charakter żądania, może on zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, jednak do wnioskującego powinna wcześniej trafić informacja o takiej konieczności wraz z uzasadnieniem opóźnienia.

9.   Z kolei jeśli wniosek o skorygowanie lub uzupełnienie danych osobowych został rozpatrzony negatywnie, Administrator również powinien o tym fakcie poinformować wnioskodawcę – także w terminie miesiąca od daty wpłynięcia wniosku (z możliwością wydłużenia o dwa miesiące). W informacji powinny znaleźć się powody, dla których Administrator nie mógł spełnić żądania o poprawienie lub uzupełnienie danych osobowych.

10. Jeśli osoba składająca wniosek nie jest usatysfakcjonowana decyzją Administratora, ma ona prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.